Microsoft 365 Storage of on-premises storage: welke opslag past bij je bedrijf?
Microsoft 365 maakt bedrijfsopslag eenvoudig. Voor actieve documenten, samenwerking en Teams is SharePoint vaak een logische keuze.
Zodra een bedrijf echter meerdere terabytes aan data heeft, verandert de vraag.
Dan gaat het niet meer alleen over waar je bestanden kunt opslaan. Je moet kijken naar capaciteit, datagebruik, groei, toegang, beveiliging, backup, archivering, beheer en de totale kost over meerdere jaren.
Voor sommige bedrijven past SharePoint uitstekend. Voor andere datasets kan lokale storage economisch of technisch beter passen. Een hybride architectuur kan beide combineren.
De juiste keuze begint daarom bij de data, niet bij de technologie.
Hoeveel SharePoint-opslag krijg je met Microsoft 365?
Voor Microsoft 365 Business Basic, Business Standard en Business Premium vermeldt Microsoft momenteel een SharePoint-opslagquotum van 1 TB per organisatie plus 10 GB per in aanmerking komende licentie.
Een organisatie met 25 geschikte licenties heeft daarmee:
| Opslag | |
|---|---|
| Basisopslag | 1 TB |
| 25 licenties × 10 GB | 250 GB |
| Totaal | 1,25 TB |
Dit is de opslagcapaciteit voor de SharePoint-omgeving van de tenant.
OneDrive is een ander verhaal. Microsoft vermeldt voor de Microsoft 365 Business-abonnementen 1 TB OneDrive-opslag per gebruiker. OneDrive en SharePoint hebben dus verschillende functies binnen Microsoft 365.
OneDrive is bedoeld voor persoonlijke bedrijfsbestanden van gebruikers. SharePoint is de relevante opslag wanneer je kijkt naar gedeelde bedrijfsdata, documentbibliotheken en bestanden die door Teams worden gebruikt.
Dat onderscheid wordt belangrijk zodra de hoeveelheid gedeelde bedrijfsdata begint te groeien.
Wat gebeurt er wanneer 1,25 TB niet genoeg is?
Microsoft biedt extra SharePoint-opslag aan via pay-as-you-go. De actuele Microsoft-documentatie vermeldt momenteel een prijs van $0,20 per GB per maand voor opslag boven het tenantquotum.
Stel dat een organisatie 25 gebruikers heeft en 10 TB aan bedrijfsdata in SharePoint wil opslaan.
Dan ziet de berekening er als volgt uit:
| Hoeveelheid | |
|---|---|
| Gebruikers | 25 |
| Benodigde bedrijfsopslag | 10 TB |
| Inbegrepen SharePoint-opslag | 1,25 TB |
| Extra capaciteit | 8,75 TB |
Bij een rekenvoorbeeld van 8.750 GB extra opslag komt $0,20 per GB per maand neer op $1.750 per maand, vóór belastingen en andere kosten.
Over vijf jaar is dat $105.000.
Dit is een rekenvoorbeeld op basis van de actuele gepubliceerde prijs. Werkelijke kosten hangen af van het gebruikte opslagvolume en de commerciële en facturatievoorwaarden van Microsoft.
Daarom is het verstandig om bij grote datasets niet alleen naar de inbegrepen Microsoft 365-opslag te kijken.
Wanneer wordt on-premises storage interessant?
Stel dat hetzelfde bedrijf 10 TB aan data lokaal wil opslaan.
Een lokale storageomgeving kan bijvoorbeeld bestaan uit:
- storagehardware
- disks
- redundantie
- een aparte backupoplossing
- UPS
- elektriciteit
- monitoring
- onderhoud
- hardwarevervanging
- IT-beheer
- eventueel een tweede locatie
Op papier kan zo’n oplossing aanzienlijk goedkoper lijken dan meerdere terabytes extra SharePoint-opslag.
Maar een NAS of fileserver is geen directe vervanger voor SharePoint.
Je vergelijkt twee verschillende architecturen.
SharePoint levert bijvoorbeeld samenwerking, browsertoegang, documentbibliotheken, versiebeheer en integratie met Microsoft Teams. Een lokale fileserver biedt vooral controle over capaciteit, bestandstoegang en infrastructuur.
De vraag is daarom niet welke oplossing per gigabyte het goedkoopst is.
De vraag is welke architectuur het bedrijfsprobleem het beste oplost tegen een aanvaardbare totale kost.
Vergelijk de Total Cost of Ownership
Wanneer ik storagearchitecturen vergelijk, kijk ik naar de Total Cost of Ownership over meerdere jaren.
Voor Microsoft 365 moet je bijvoorbeeld rekening houden met:
- bestaande Microsoft 365-licenties
- extra SharePoint-opslag
- eventuele archivering
- backup
- beheer
- migratie
- internetconnectiviteit
Voor on-premises storage komen daar onder andere bij:
- storagehardware
- disks
- RAID of andere redundantie
- backup
- tweede backup- of replicatielocatie
- UPS
- elektriciteit
- onderhoud
- hardwarevervanging
- monitoring
- IT-beheer
- migratie
De relevante vraag is dus:
Wat kost deze architectuur om onze bedrijfsdata vijf jaar lang beschikbaar, beveiligd en herstelbaar te houden?
Dat geeft een veel bruikbaarder beeld dan alleen de aankoopprijs van een NAS of de prijs per extra gigabyte in de cloud.
SharePoint en een fileserver lossen verschillende problemen op
Opslagcapaciteit is slechts één criterium.
SharePoint is sterk gericht op samenwerking en documentbeheer. Microsoft Teams gebruikt SharePoint voor de opslag van bestanden in Teams-kanalen. SharePoint ondersteunt bovendien documentbibliotheken, versiebeheer en samenwerking aan documenten.
Dat maakt SharePoint interessant voor actieve bedrijfsdocumenten waarbij meerdere medewerkers met dezelfde informatie werken.
Een lokale fileserver kan dan weer interessant zijn voor data die vooral via traditionele bestandspaden en SMB wordt gebruikt.
Denk bijvoorbeeld aan:
- grote mediabestanden
- productiedata
- technische tekeningen
- scans
- datasets
- applicatiegebonden bestanden
- grote hoeveelheden bestanden die voornamelijk via SMB worden geopend
Daar kan lokale storage een ander kosten- en prestatieprofiel hebben.
De manier waarop medewerkers en applicaties met de data werken, is daarom minstens zo belangrijk als de hoeveelheid data.
10 TB aan documenten betekent niet automatisch 10 TB aan primaire storage
Een andere fout is om alleen naar de huidige hoeveelheid data te kijken.
Stel dat een bedrijf vandaag 8 TB aan bestanden heeft.
Dan wil ik eerst weten:
Hoe snel groeit de data?
Een oplossing voor 10 TB vandaag kan binnen enkele jaren een oplossing voor 25 TB worden.
Hoe vaak wordt de data gebruikt?
Een actief projectbestand heeft andere storage-eigenschappen dan een document dat al acht jaar niet is geopend.
Welke data moet onmiddellijk beschikbaar zijn?
Niet alle informatie heeft dezelfde beschikbaarheidseis.
Hoe lang moet de data worden bewaard?
Een bewaartermijn betekent niet automatisch dat alle data permanent in primaire storage moet blijven.
Welke data moet überhaupt nog worden bewaard?
Een storagearchitectuur is ook een goed moment om de kwaliteit van de dataset te bekijken.
Microsoft biedt met Microsoft 365 Archive inmiddels een aparte archieflaag voor inactieve SharePoint-inhoud. Gearchiveerde inhoud blijft onderdeel van de tenantopslag, maar wordt als archived storage behandeld. Microsoft vermeldt momenteel een tarief van $0,05 per GB per maand voor archiefopslag boven het toegewezen SharePoint-opslagquotum.
Dat maakt lifecycle management een onderdeel van de storagearchitectuur.
Een migratie naar SharePoint heeft ook een kost
De opslagcapaciteit is slechts één onderdeel van een migratie.
Ik heb eerder gewerkt aan een migratie waarbij ongeveer 200 GB aan bestanden vanaf een lokale Mac-server naar SharePoint moest worden overgebracht.
Tijdens die migratie kwamen problemen naar boven die niets met de hoeveelheid data te maken hadden.
Bestands- en mapnamen waren in de loop der jaren gegroeid zonder rekening te houden met de beperkingen van Microsoft. Er waren verboden tekens aanwezig en bepaalde naamgevingsconstructies waren niet geschikt voor OneDrive en SharePoint.
Een migratie betekent dan eerst controleren en waar nodig aanpassen.
Daarna moet de data worden overgebracht. Bij een actieve fileserver moet je bovendien rekening houden met bestanden die tijdens de migratie veranderen.
In die eerdere migratie waren meerdere synchronisatierondes nodig om wijzigingen correct mee te nemen.
Dat soort werkzaamheden hoort thuis in de TCO van een migratie.
Een cloudmigratie kan technisch perfect uitvoerbaar zijn en toch een aanzienlijke projectkost veroorzaken.
On-premises storage betekent ook verantwoordelijkheid
Een lokale storageomgeving geeft je veel controle.
Je bepaalt zelf hoeveel capaciteit je koopt. Je kiest de hardware. Je bepaalt wanneer disks worden vervangen. Je bepaalt hoe backups worden gemaakt en waar replica’s worden opgeslagen.
Daar staat verantwoordelijkheid tegenover.
Een defecte disk moet worden vervangen.
Een defecte controller moet worden opgelost.
Een mislukte backup moet worden vastgesteld en hersteld.
En wanneer productie- en backupsystemen tegelijk bereikbaar zijn tijdens een ransomware-aanval, kan ook de backup worden getroffen.
Daarom hoort backup onderdeel te zijn van de storagearchitectuur.
Een storageoplossing zonder herstelstrategie is geen complete bedrijfsoplossing.
Een hybride storagearchitectuur kan logisch zijn
De keuze hoeft daarom niet te bestaan uit Microsoft 365 of een fileserver.
Een hybride architectuur kan beter aansluiten bij verschillende soorten data.
SharePoint
Voor actieve documenten, samenwerking, Teams en documentbeheer.
On-premises storage
Voor grote operationele datasets, bestanden die intensief via SMB worden gebruikt en voorspelbare grote capaciteitsbehoeften.
Backup
Voor onafhankelijke herstelbaarheid van kritieke gegevens.
Archive
Voor informatie die bewaard moet blijven maar weinig wordt gebruikt.
Zo ontstaat een storagearchitectuur waarin iedere dataset een plaats krijgt die past bij het gebruik ervan.
Dat sluit aan bij een basisprincipe dat ik belangrijk vind bij infrastructuurarchitectuur:
Technologie moet worden gekozen op basis van het bedrijfsprobleem dat ermee wordt opgelost.
Niet op basis van de vraag welke technologie op dit moment het populairst is.
Welke vragen moet je beantwoorden voordat je storage kiest?
Voordat ik een bedrijf zou adviseren om bijvoorbeeld 10 TB aan data naar SharePoint te migreren, zou ik eerst deze vragen beantwoorden.
Hoeveel data hebben we werkelijk?
Meet de huidige hoeveelheid data. Kijk ook naar historische groei.
Hoe snel groeit die data?
Een oplossing voor 10 TB vandaag kan over drie jaar een oplossing voor 25 TB nodig hebben.
Hoe vaak wordt de data gebruikt?
Maak onderscheid tussen actieve data, minder actieve data en archiefdata.
Hoe werken medewerkers en applicaties met de data?
Hebben medewerkers samenwerking, versiebeheer en browsertoegang nodig?
Of openen applicaties vooral bestanden via SMB?
Hoe lang moet de data worden bewaard?
Bepaal de bewaartermijnen per datatype en per bedrijfsvereiste.
Hoeveel van de data moet direct beschikbaar zijn?
Data die dagelijks wordt gebruikt, heeft andere eisen dan historische informatie.
Wat kost de oplossing over vijf jaar?
Neem licenties, hardware, opslag, backup, beheer, migratie, elektriciteit, monitoring en vervanging mee.
De interessante vraag is niet “cloud of on-premises?”
Voor een bedrijf met enkele honderden gigabytes aan actieve documenten kan SharePoint een logische keuze zijn.
Voor een organisatie met tientallen terabytes aan operationele data kan de economische vergelijking er anders uitzien.
Voor veel bedrijven ligt de meest geschikte architectuur tussen beide modellen.
SharePoint voor samenwerking.
Lokale storage voor datasets waarvoor lokale capaciteit en bestandstoegang belangrijk zijn.
Backup voor herstel.
Archive voor data die bewaard moet blijven maar weinig wordt gebruikt.
De storagearchitectuur moet aansluiten bij de hoeveelheid data, de manier waarop medewerkers ermee werken, de groeisnelheid, de risico’s en de totale kost over meerdere jaren.
Daarom begin ik bij infrastructuurkeuzes liever met de bedrijfsbehoefte dan met de technologie.
Hoeveel data heb je vandaag?
Hoeveel verwacht je over vijf jaar?
Hoe wordt die data gebruikt?
En wat kost het om die data beschikbaar, beveiligd en herstelbaar te houden?
Dat zijn de cijfers waarmee ik een storagearchitectuur zou beginnen.
Ik ben een Systems Integrator en Infrastructure Architect met meer dan 28 jaar professionele ervaring. Mijn mening is mijn eigen mening en de visie van Peritus Consult, niet de mening van mijn werkgever Lab9 Pro.
