Integratie boven assimilatie: waarom nieuwe medewerkers ruimte nodig hebben
Een nieuwe medewerker komt binnen met kennis, ervaring en ideeën. Na enkele maanden werkt die persoon precies zoals iedereen in het bedrijf werkt.
Op het eerste gezicht lijkt dat een geslaagde onboarding. De medewerker kent de procedures, volgt de bestaande werkwijze en stelt weinig vragen.
Voor mij is dat juist het moment om een andere vraag te stellen:
Heeft deze medewerker zich geïntegreerd, of heeft hij zich geassimileerd?
Dat verschil bepaalt hoeveel waarde een organisatie uit nieuwe medewerkers kan halen.
Wat is het verschil tussen integratie en assimilatie?
Assimilatie betekent dat een medewerker zich grotendeels aanpast aan de bestaande bedrijfscultuur. De bestaande taal, regels, gewoonten, waarden en werkwijzen worden overgenomen. Er ontstaat steeds minder ruimte voor het eigen perspectief en de eerdere ervaring van de medewerker.
Integratie vertrekt vanuit een ander uitgangspunt. De medewerker leert de organisatie kennen en begrijpt hoe het bedrijf werkt. Tegelijk blijft er ruimte voor zijn eigen kennis, ervaring en ideeën. De organisatie staat open voor de bijdrage van de nieuwe medewerker.
Bij assimilatie beweegt vooral de nieuwe medewerker richting de organisatie.
Bij integratie ontstaat aanpassing langs beide kanten.
Voor organisaties die willen verbeteren en vernieuwen, maakt dat verschil uit.
Wanneer wordt bedrijfscultuur een kopieermachine?
Elke organisatie heeft regels nodig.
Veiligheidsvoorschriften moeten worden gevolgd. Wettelijke verplichtingen moeten worden gerespecteerd. Een bedrijf heeft waarden, afspraken en processen nodig om samen te werken.
Het probleem ontstaat wanneer iedere bestaande werkwijze dezelfde status krijgt.
“Zo doen we het hier.”
Die zin kan een praktische uitleg zijn. Hij kan ook een gesprek beëindigen.
Een nieuwe medewerker stelt een vraag over een proces. Het antwoord is dat het proces al jaren zo wordt uitgevoerd.
De medewerker ziet een mogelijkheid om een taak te automatiseren. Het antwoord is dat de huidige werkwijze vertrouwd is.
Een collega brengt ervaring uit een vorige organisatie mee. Die ervaring wordt vergeleken met de bestaande aanpak, waarna de conclusie volgt dat de nieuwe medewerker zich eerst moet aanpassen.
Na verloop van tijd leert de medewerker een ongeschreven regel:
Vragen stellen levert weinig op.
Daarmee verliest de organisatie precies de kennis waarvoor ze die persoon heeft aangenomen.
Integratie werkt in twee richtingen
Integratie betekent niet dat iedere bestaande afspraak voortdurend ter discussie moet worden gesteld.
Een nieuwe medewerker heeft een verantwoordelijkheid. Hij moet de organisatie leren kennen.
Hoe worden beslissingen genomen?
Welke waarden zijn belangrijk?
Welke processen zijn kritisch?
Welke regels zijn noodzakelijk?
Waarom zijn bepaalde technische of organisatorische keuzes gemaakt?
Pas wanneer de medewerker de context begrijpt, ontstaat ruimte voor de volgende vraag:
Wat kan deze medewerker toevoegen aan wat er al bestaat?
Dat kan technische kennis zijn. Een andere manier van werken. Ervaring uit een vorige functie. Een andere kijk op een probleem. Of een eenvoudige vraag die binnen de organisatie nog nooit gesteld werd.
Daar ontstaat wederzijdse aanpassing.
De medewerker begrijpt beter waarom de organisatie bepaalde keuzes maakt. De organisatie ontdekt ondertussen dat sommige bestaande werkwijzen kunnen worden verbeterd.
Dat is integratie.
Waarom dit ook binnen ICT belangrijk is
Binnen ICT wordt dit verschil bijzonder zichtbaar.
Een Systems Engineer die in een nieuwe organisatie begint, krijgt meestal een bestaande omgeving onder zijn beheer. Er zijn servers, netwerken, firewalls, cloudplatformen, back-ups, documentatie en procedures.
De eerste opdracht is logisch:
Begrijpen hoe alles werkt.
Daarna begint de interessante fase.
Waarom staat deze server hier?
Waarom wordt deze applicatie op deze manier geback-upt?
Waarom gebruiken we drie verschillende technologieën voor hetzelfde probleem?
Waarom gebeurt deze taak iedere week nog manueel?
Waarom is deze configuratie ooit zo ontworpen?
Waarom gebruiken we deze leverancier?
Die vragen zijn geen kritiek op de collega’s die de omgeving hebben gebouwd. Ze helpen om de bestaande omgeving te begrijpen.
Een organisatie die integratie stimuleert, kan die vragen gebruiken om haar eigen werking opnieuw te bekijken.
Een organisatie die vooral assimilatie verwacht, kan dezelfde vragen ervaren als weerstand.
Ervaring heeft pas waarde wanneer ze gebruikt wordt
Een bedrijf neemt iemand aan omdat die persoon iets kan bijdragen.
Toch kan de praktijk anders verlopen.
Een medewerker brengt bijvoorbeeld tien jaar ervaring mee. Tijdens de onboarding leert hij de bestaande processen. Na zes maanden voert hij dezelfde processen uit als zijn collega’s. Na een jaar weet hij precies hoe alles werkt.
Zijn eerdere ervaring wordt nauwelijks nog gebruikt.
Dan heeft de organisatie vooral een extra uitvoerder gekregen.
Dat is een gemiste kans.
Nieuwe medewerkers brengen kennis mee die binnen de organisatie nog niet aanwezig was. Hun eerdere ervaringen kunnen nieuwe vragen opleveren en bestaande werkwijzen vanuit een ander perspectief bekijken.
De organisatie moet daar wel ruimte voor maken.
Een Infrastructure Architect heeft verschillende perspectieven nodig
Mijn eigen vakgebied maakt dit onderscheid bijzonder zichtbaar.
Een Infrastructure Architect moet technologie begrijpen. Technische kennis alleen volstaat echter niet. In mijn visie moet die kennis worden aangevuld met kennis van bedrijfsprocessen, bedrijfsvisie, documentatie, projectmanagement en communicatie.
Dat betekent dat verschillende perspectieven nodig zijn.
De systeembeheerder kijkt naar stabiliteit.
De securityverantwoordelijke kijkt naar risico.
De business kijkt naar continuïteit, productiviteit en kosten.
De gebruiker kijkt naar bruikbaarheid.
De architect moet die perspectieven samenbrengen en vertalen naar een infrastructuur die de bedrijfsstrategie ondersteunt.
Wanneer iedereen vanuit exact hetzelfde perspectief naar een probleem kijkt, worden alternatieven moeilijker zichtbaar.
Verschillende perspectieven kunnen juist helpen om betere vragen te stellen.
“Zo doen we het al jaren” is geen architectuurprincipe
Een bestaande ICT-omgeving heeft meestal een geschiedenis.
Technische keuzes zijn ooit gemaakt vanwege beschikbare budgetten, software, kennis, leveranciers of bedrijfsbehoeften.
Jaren later kan die context veranderd zijn.
Een server die ooit noodzakelijk was, kan vandaag overbodig zijn.
Een handmatige procedure die ooit logisch was, kan inmiddels geautomatiseerd worden.
Een leverancier die ooit goed bij de organisatie paste, kan minder goed aansluiten bij de huidige bedrijfsbehoeften.
Daarom moet een Infrastructure Architect kunnen vragen:
Waarom bestaat dit?
En vervolgens:
Welke functie heeft het vandaag nog?
Dat is geen aanval op het verleden. Het is een manier om te bepalen of vroegere beslissingen nog passen bij de huidige situatie.
Dat sluit aan bij mijn visie op proactief en efficiënt ICT-beheer. Technologie moet de bedrijfsstrategie ondersteunen en bijdragen aan continuïteit, efficiëntie, beveiliging en kostenefficiëntie.
Integratie betekent dat de organisatie ook moet kunnen veranderen
Dit vind ik misschien het belangrijkste onderdeel.
Wanneer alleen de nieuwe medewerker zich moet aanpassen, is er sprake van eenrichtingsverkeer.
Integratie werkt anders.
De medewerker leert de organisatie kennen.
De organisatie leert de medewerker kennen.
Beide ontdekken welke bestaande afspraken noodzakelijk zijn en waar verbetering mogelijk is.
Dat betekent niet dat iedere suggestie wordt uitgevoerd.
Een idee kan technisch interessant zijn maar financieel niet verantwoord.
Een proces kan omslachtig lijken maar noodzakelijk zijn vanwege regelgeving.
Een nieuwe technologie kan voordelen bieden en tegelijk nieuwe risico’s introduceren.
Daarom blijft beoordeling nodig.
Een idee moet wel eerst de kans krijgen om besproken te worden.
Zeven signalen van assimilatie
Je hoeft geen uitgebreid cultuuronderzoek uit te voeren om eerste signalen te herkennen.
Let bijvoorbeeld op deze situaties:
- Nieuwe medewerkers krijgen vooral te horen hoe dingen moeten gebeuren.
- Vragen over bestaande processen worden gezien als kritiek.
- Er wordt weinig gevraagd naar eerdere ervaring.
- “Zo doen we het hier” beëindigt regelmatig een discussie.
- Verbeteringen worden afgewezen omdat ze afwijken van de bestaande werkwijze.
- Medewerkers stoppen met voorstellen doen omdat er toch niets mee gebeurt.
- Iedereen gaat na verloop van tijd op dezelfde manier denken en werken.
Deze signalen bewijzen op zichzelf niet dat een organisatie een slechte bedrijfscultuur heeft.
Ze zijn wel aanleiding om te onderzoeken hoe medewerkers omgaan met bestaande regels, ideeën en afwijkende perspectieven.
Hoe creëer je ruimte voor integratie?
Het begint bij de manier waarop leidinggevenden reageren.
Wanneer een nieuwe medewerker vraagt waarom een proces bestaat, kan het antwoord eenvoudig zijn:
“Dat is een goede vraag. Dit is waarom we het vandaag zo doen.”
Daarna kan een tweede vraag volgen:
“Zie jij een betere manier?”
Dat verandert de rol van de nieuwe medewerker.
Hij is niet alleen iemand die bestaande processen uitvoert. Hij kan ook helpen onderzoeken of die processen nog geschikt zijn.
Ook bestaande medewerkers krijgen daardoor ruimte. Een verbetering hoeft niet afkomstig te zijn van een nieuwkomer. Iedereen kan een bestaand proces opnieuw bekijken.
Een cultuur waarin mensen problemen durven benoemen
Een organisatie heeft mensen nodig die problemen signaleren voordat ze grotere problemen worden.
Dat geldt binnen ICT misschien nog sterker dan in veel andere domeinen.
Een medewerker die merkt dat back-ups nooit worden getest, moet dat kunnen melden.
Een engineer die ontdekt dat een netwerkontwerp een single point of failure bevat, moet dat kunnen benoemen.
Een gebruiker die iedere maand tegen hetzelfde probleem aanloopt, moet kunnen vragen waarom het probleem nog bestaat.
En een nieuwe medewerker moet kunnen zeggen:
“Ik heb dit ergens anders op een andere manier opgelost. Kunnen we bekijken of dat hier ook werkt?”
Het voorstel hoeft daarna niet automatisch te worden overgenomen.
Het belangrijkste is dat de ervaring beschikbaar blijft voor de organisatie.
De waarde zit in het combineren van perspectieven
Een sterke bedrijfscultuur hoeft niet te bestaan uit medewerkers die hetzelfde denken.
Er moeten gemeenschappelijke doelen, waarden en afspraken zijn. Binnen die kaders kunnen verschillende perspectieven bestaan.
Dat geldt voor een productiebedrijf.
Voor een consultancybedrijf.
Voor een IT-afdeling.
En voor een start-up die haar ICT-fundament nog moet opbouwen.
Voor Belgische KMO’s is dat relevant. Bedrijfsleiders moeten technologische beslissingen nemen terwijl interne IT-resources vaak sterk gericht zijn op het operationeel houden van de bestaande omgeving.
Wanneer een organisatie groeit, wordt de vraag steeds relevanter welke kennis al aanwezig is en welke nieuwe kennis nodig is.
Daarbij heb je mensen nodig die bestaande kennis respecteren én vragen durven stellen.
Integratie vraagt ruimte voor verschil
Ik geloof daarom in een eenvoudige basisregel:
Neem mensen aan om wat ze kunnen bijdragen. Geef ze vervolgens ruimte om die bijdrage ook daadwerkelijk te leveren.
Leer nieuwe medewerkers de cultuur kennen.
Leg uit waarom processen bestaan.
Maak duidelijk welke regels vaststaan.
Geef vervolgens ruimte voor vragen, ervaring en verbetering.
Dat is voor mij integratie.
Een organisatie hoeft haar identiteit niet op te geven om nieuwe mensen ruimte te geven. Ze moet wel bereid zijn haar manier van werken opnieuw te bekijken wanneer daar goede redenen voor zijn.
Een bedrijfscultuur bestaat uiteindelijk niet alleen uit procedures en regels.
De mensen in de organisatie bepalen iedere dag hoe die cultuur in de praktijk werkt.
Wanneer medewerkers hun ervaring, kennis en ideeën kunnen toevoegen aan een gezamenlijk doel, ontstaat ruimte voor iets wat iedere organisatie nodig heeft:
verbetering.
Ik ben een Systems Integrator en Infrastructure Architect met meer dan 28 jaar professionele ervaring. Mijn mening is mijn eigen mening en de visie van Peritus Consult, niet de mening van mijn werkgever Lab9 Pro.
